2019年10月22日 (火)

社長に連絡が取れなかったら

災害などを見越して、企業のBCP(事業継続計画)を決めているところがあります。

BCPという、しっかりした形のものでなくとも、非常時に何をどうすべきかを、予め決めていることでしょう。

多くの中小企業では、非常時には「まず社長に連絡を入れる」ということを全員が認識しています。
第一報として、トップに連絡することは、まずもって大事なことです。

しかし、「もし、社長に連絡が取れなかったら?」という問いかけに対しては、明確になっていないことが、結構多くあります。

「そのときは、そのときで考える」ことも必要かもしれません。
非常時には、予め決めていたことも、その通りいかないことが大半です。

そこで、出来れば“次のプラン”も決めておくと、行動する際の判断基準が明確になります。
「まず、トップに連絡を入れる」を“第一の原則”として決めたとしたら、それが出来なかった場合の“第二の原則”も決めておく。

非常時の混乱を少しでも抑えるためには、「次のプラン」を決めておくとよいでしょう。

2019年10月21日 (月)

業務の引継ぎをする相手とは

異動や退職などで、業務の引継ぎをしなければならないときがあります。

今担当してる業務を、相手に引き継ぐ。
どの組織でも行われていると思います。

ただ、引き継ぐ相手を「個人」に特定してしまってはいけません。
個人に引き継ぐと、その業務は個人にしか理解されないことになります。

たとえば、Aさんの業務をBさんに引き継ぐ。
すると、Aさんが行っていた業務は、Bさんにしか理解されないことになります。

この場合、Bさんがいないと、Aさんが担当していた業務が、誰にも分らないという状況になってしまいます。
いわゆる、「人に仕事が付く」状態です。

そのため、業務を引き継ぐのは、「個人」ではなく「組織」です。
Aさんは、Aさんが所属していた組織の人たちに、引継ぎをしなければいけません。

組織に引き継ぎを行うには、Bさんの上司や同僚も引継ぎに立ち会うとか、できれば組織全員に引き継ぐ内容を伝えておくといった対応を取ることが必要です。

引き継ぐ相手は、個人ではなく組織。
業務を引き継ぐ際の鉄則です。

2019年10月20日 (日)

言ったことの〇割はやらない

社内で、何かの取り決めをする。
「〇〇をやろう」と。

たとえば、業務を改善することや、新たな取り組みなどについて。

しかし、「〇〇をやろう」と言った、何割かはやらないままに終わります。

それは、何割か?

1割?
2割?
5割?

時と場合によってさまざまでしょうが、会社によっては、常に3割以上やらないままで終わるというところがあります。

いわゆる、言いっ放し。
やらないでも許される。

そんな社風の会社があります。

決めたことはやる。
一見、当たり前のことと思えますが、それをやらない組織は、意外と少なくありません。

2019年10月19日 (土)

納品回数の削減施策

ある食品メーカーの物流効率化のお手伝いをしています。

いろいろと物流の改善に向けた施策を検討していますが、その中で「納品回数を減らせられないか」という案が出ています。

今は、毎日(週6回)受注をしていて、翌日には出荷をしています。

それを、顧客ごとに週2回の出荷にしたらどうか、という案です。

目的は、トラックの配送回数削減による、コスト低減。
今、トラックが全体的に足りず、運賃が上昇傾向にあります。
トラックが足りないため、「物が運べない」ということも現実に起こっています。

そこで、納品回数を減らすことで、それらの効率化を図れないかということを考えています。

注文する顧客側からすると、納品される回数が減るのは好ましくありません。
そういったハードルを考慮しつつ、実現に向けたプランを策定しつつあります。

2019年10月18日 (金)

間と抑揚

講演などで話しを聞く際、話し方によって理解度が全然違ってきます。

やはり大事なのは、間(ま)と抑揚。

平板な話し方では、せっかくいい内容のものでも、印象に残りません。

ときどき、プレゼン資料のパソコンのトラブルで、うまく画面が映らないことがあったりします。
その時は、全員画面に注目するものです。

それは、間が空き、「次に何を話すのか」と受け手が期待感をもって聞く姿勢を高めるからです。

トラブルをあえて起こすわけにはいきませんが、時にそんな「間」を与えて、聞く人たちの期待感を高めるテクニックも有効です。

2019年10月17日 (木)

選ばれる会社になる

会社が採用する人を選ぶのか。
人が働く会社を選ぶのか。

就職とは、選び、選ばれることとイコールです。

昨今は、どちらかというと、会社が選ばれる時代。
魅力ある会社でないと、働いてくれる人が集まりません。

では、魅力ある会社とは?

休日が多い。
残業が少ない。
育児休暇や介護休暇が取りやすい。

それも大事ですが、やはり本質は「やりがいのある仕事ができる」ではないでしょうか。

では、やりがいのある仕事とは?

これが一概に言えないところが、魅力ある会社の定義が難しいところではありますが…。

2019年10月16日 (水)

「調整」というあいまいな言葉

仕事において、「調整する」という言い方をすることが、結構あります。

『〇〇さんと、例の件、調整しておいて』とか、
『〇〇部署とは調整できているのか』とか。

人に対する「調整する」という言葉は、何気に使うことが多くあります。

しかし、冷静に考えてみると、「調整って何?」と思えます。

物事をうまく行かせること。
穏便に済ますこと。

人とのやり取りにおいては、そういった意味で「調整」という言葉が使われます。

ただ、経験のない新人や、ましてやロボットに「調整しておいて」と言っても、何をどうすればいいのか分かりません。
あいまいな言葉の典型です。

「調整って何?」
時と場合によって、“調整”を分解し、明確化しなければいけないことがあります。

2019年10月15日 (火)

心と時間に余裕がないときの対応

心と時間に余裕がないと、人はぞんざいな対応になりがちです。

言い方が乱暴になったり、対処が雑になったりして、相手を不快にしてしいます。

すると、余計にトラブルが発生して、また仕事を増やすことになりかねません。

時間がないときも、できるだけ心に余裕を持たせたい。

そんなときは、少しでも何も考えない時間を作る。
3分でも5分でも。

仕事場を離れ、一旦気持ちをリセットすることで、多少はイライラがなくなります。

最低3分気持ちを落ち着かせれば、少しリラックスできる。
ときどきそんなことを実践しています。

2019年10月14日 (月)

部下を使うか、自分がやるか

組織のマネジャー(経営者や管理者)には、いろいろなタイプの人がいます。

自分で仕事を進めるのが好きな人。
自分はあまり手を出さず、部下に仕事を任せようとする人。

理想形は、後者の部下に仕事を任せる方が、良いマネジャーだと言われます。

しかし、組織によっては、そもそも部下がいない(もしくは少ない)。
部下がそこまでの仕事ができない。
という場合もあるでしょう。

経営者であっても自分が動く。
自分がやらなければ会社が回らない。

中小企業では、そういった会社が、意外と多いように思えます。

2019年10月13日 (日)

上司が最大の問題(?)

ビジネス誌を読んでいたら、以下のような記述がありました。
アメリカの識者が書いた論文の一部です。

「米国では、労働者の75%が仕事上の最大の問題は直属の上司だと答え、実に65%が別の上司の下で働けるなら給料が減っても構わないと答えている。
だが、実際に転職するかというと、そうでもない。」

どこの、誰を対象にした調査か不明であり、また根拠が示されていないため、75%とか65%という数値が本当なのかは分かりません。

ただ、直属の上司が仕事上の最大の問題だと思っている人は、少なくないでしょう。
なぜなら、直属の上司によって、自分がやりがいをもって働けるか、そうでないかが決まるからです。

理解のある上司であれば、自分を含めた部下のことをちゃんと考えてくれて指示を出す。
反対の上司であれば、上司の都合だけで物事を振り回す。

そんな状況になるからです。

『部下は上司を選べない。』
この悲劇(?)が、あちこちで繰り広げられているのは事実だと思います。

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